DERNIÈRE MISE À JOUR LE 03/03/2023

Bonjour, Nous vous contactons au nom de TravelPerk S.L.U. (également connu comme TravelPerk). Voici comment nous protégeons vos données à caractère personnel et comment nous respectons votre vie privée.

🔏 Notre rôle dans la protection de votre vie privée

Si vous êtes un utilisateur, un client potentiel, un testeur, un participant à un événement de TravelPerk ou si vous visitez simplement notre site Web, cette politique s'applique à vous.

Nos responsabilités

Si vous appartenez à l'une des catégories ci-dessus, nous agissons en tant que « Responsable du traitement » des données à caractère personnel vous concernant pour les raisons mentionnées à la section « Comment et pourquoi nous utilisons vos données » ci-après.Lorsque nous traitons vos données pour de telles raisons, si vous êtes un utilisateur de TravelPerk :

• 🇺🇲 Pour les sociétés implantées aux États-Unis d'Amérique ou au Canada (y compris les filiales étrangères), TravelPerk America, Inc. sera corresponsable de vos données ;
• 🇬🇧 Pour les sociétés sises au Royaume-Uni (y compris les filiales étrangères), TravelPerk UK IRL Limited sera corresponsable de vos données ;

Si vous cherchez un emploi chez TravelPerk, veuillez consulter la politique de confidentialité du recrutement. Le présent document n'est pas celui que vous cherchez.

Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l'adresse électronique dpo@travelperk.com.

Vos responsabilités

• Lire cette politique de confidentialité.
• Si vous être client de TravelPerk, veuillez consulter également les contrats nous liant à vous (dont le Contrat de traitement des données), qui peuvent mentionner des précisions sur la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel en tant que « Sous-traitant des données » pour le compte de votre employeur.
• Lorsque vous communiquez ces informations à un tiers ou qu'un tiers nous les transmet, nous garantissons qu'elles seront utilisées conformément aux objectifs mentionnés dans le présent document. Lorsque vous nous communiquez ces informations, vous confirmez que vous avez le droit de nous laisser les utiliser conformément à la présente politique de confidentialité.

📂 Quand et comment les données sont collectées

Dès votre premier contact avec TravelPerk, nous collectons des données. Ces données peuvent être fournies par vous ou obtenues automatiquement.

Voici les détails du quand et du comment :

Quant et comment vos données sont collectées

Données fournies par le client

Données obtenues automatiquement

Vous naviguez sur une page quelconque de notre site Web.

Vous téléchargez notre App.

Vous utilisez TravelPerk.

Vous vous identifiez en tant que client potentiel.

Vous recevez des mails de notre part.

Vous demandez une démo de TravelPerk.

Nous recevons des mails vous concernant de la part de fournisseurs de voyages.

Vous demandez à assister à un événement organisé par TravelPerk.

Vous acceptez de recevoir des messages marketing.

🏷️ Types de données collectées

✉️ Coordonnées

Votre nom, adresse électronique, fonctions dans la société et autres informations de contact que vous nous transmettez.

💼 Information professionnelle

Infos sur la société, la structure ou l'organisation pour laquelle vous travaillez, collaborez ou que vous représentez.

🪪 Vos données d'identification

Carte d'identité, adresse IP, identifiants de connexion, navigateur utilisé (type et version), zone horaire, plug-ins de navigation, géolocalisation, système opératif (version...).

👆 Informations sur la manière dont vous utilisez TravelPerk

Votre utilisation de l'application, y compris vos flux de clics (votre navigation dans notre application), les produits et services que vous consultez, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, le temps passé sur nos pages, ce que vous faites sur ces pages, la fréquence à laquelle vous le faites, et les autres actions que vous entreprenez.

🗣️ Photo et voix

Votre photo peut être enregistrée lors d'interactions spécifiques avec l'équipe TravelPerk (par ex., conversation avec des agents commerciaux et le service clientèle ou les séances de recherche de produits). 

👍 Données de feedback

Les données à caractère personnel que vous fournissez à l'occasion du feedback client (par ex., par un partage d'écran, un entretien en direct, etc.) ou en réponse à une enquête de feedback.

🙂 Autres

Toute autre donnée que vous fournissez dans vos demandes d'information ou qui est générée dans le cadre de la relation contractuelle entre votre société, organisation ou structure et TravelPerk.

⚠️ Qu'en est-il des données sensibles ?

Nous ne collectons aucune « donnée sensible » vous concernant (comme l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses et philosophiques, l'appartenance à un syndicat, les données génétiques, biométriques et relatives à la santé, les données concernant votre vie ou orientation sexuelle et les infractions ou infractions présumées), sauf si vous y consentez en communiquant volontairement vos données sensibles pour solliciter un service.

🧒 Qu'en est-il des données concernant les enfants ?

TravelPerk est un service B2B destiné à être utilisé uniquement par des personnes âgées de 16 ans ou plus. TravelPerk ne cible pas les enfants. Par ailleurs, la création d'un compte TravelPerk ou une demande directe de services est interdite aux mineurs (moins de 16 ans).

Dans certains cas exceptionnels, les utilisateurs qui voyagent avec leurs enfants peuvent fournir les données à caractère personnel de ces mineurs pour utiliser nos services. Cela n'est autorisé que si cela est indispensable à l'utilisation des services. Pour les enfants âgés de moins de 16 ans, l'adulte responsable doit disposer de l'autorité légale pour donner son consentement au nom de l'enfant. Pour les enfants âgés de 16 à 18 ans, l'adulte responsable doit obtenir et fournir la preuve du consentement de l'enfant.

⚙️ Comment et pourquoi nous utilisons vos données

Nous ne pouvons utiliser vos données que pour des raisons spécifiques et si nous disposons d'un fondement juridique pour le faire. Ces raisons sont les suivantes :

Gestion de la relation contractuelle

Exécution, contrôle et respect des contrats ; émission de factures et de notes de frais à l'intention des clients et collecte des paiements. Il s'agit notamment des données à caractère personnel des personnes qui signent des contrats avec TravelPerk ou qui sont autorisées à souscrire nos services au nom du client.

Fondement juridique : Contrat
Catégories de données : Coordonnées de contact, information professionnelle, autres informations

Relation contractuelle potentielle

Traitement des demandes d'informations concernant notre société ou nos services, traitement des demandes de services de TravelPerk au nom de votre société, structure ou organisation et gestion des relations contractuelles potentielles entre TravelPerk et votre société, structure ou organisation.

Fondement juridique : Traitement précontractuel
Catégories de données : Coordonnées, informations professionnelles, données permettant de vous identifier

Communication marketing

Vous envoyer des communications commerciales et promotionnelles relatives aux services ou produits TravelPerk similaires à ceux que vous avez demandés ou pour lesquels vous avez manifesté de l'intérêt. Cela peut inclure des communications électroniques ou téléphoniques. Si les réglementations applicables le permettent, nous pouvons également vous envoyer des communications commerciales sur des produits ou services susceptibles d'intéresser votre société.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de telles communications, vous pouvez vous y opposer à tout moment en cliquant sur le lien de désinscription du message.

Fondement juridique : Consentement (si la loi l'exige), Intérêt légitime - développer et faire croître nos activités avec nos clients. Vous pouvez demander votre désinscription pour ne plus recevoir de communications commerciales à tout moment et gratuitement.
Catégories de données : Coordonnées, informations professionnelles

Marketplace et intégrations

Partager vos coordonnées avec nos partenaires intégrés, après avoir recueilli votre consentement.

Fondement juridique :Consentement
Catégories de données : Coordonnées, informations professionnelles

Amélioration continue de TravelPerk

Gestion des pages d'accueil et cartographie thermique de notre site web, test de fonctionnalités, optimisation du trafic ; collecte de vos commentaires via des plateformes, des questionnaires et des entretien en direct ; anonymisation des données à des fins de développement, de test et d'analyse ; enregistrement et analyse des appels avec l'équipe TravelPerk à des fins d'assurance qualité ; analyse des données à l'aide de l'intelligence artificielle et d'autres techniques et, dans certains cas, recours à des tiers pour ce faire.

Fondement juridique : Intérêt légitime - (i) disposer d'outils d'amélioration du service client et être en position de se défendre et de minimiser les réclamations de nos clients et (ii) analyser nos pratiques commerciales afin d'adopter des décisions pertinentes et de définir nos stratégies de développement et de croissance de notre société.
Catégories de données : Coordonnées, informations professionnelles, données permettant de vous identifier, données relatives à l'utilisation de TravelPerk, photo et voix, données de feedback

Service clientèle

Envoi de notifications concernant les modifications de nos services et résoudre les problèmes via notre plateforme, par courrier électronique ou par chat.

Fondement juridique : Intérêt légitime - (i) respecter nos obligations contractuelles envers nos clients et (ii) développer et renforcer la réputation de la marque tout en préservant et en faisant grandir notre société.
Catégories de données : Coordonnées, informations professionnelles, données permettant de vous identifier, autres informations

Assurer la sécurité des services et du site web de TravelPerk

Veiller à ce que nos services et notre site web ne soient pas utilisés de manière illicite ou abusive en détectant, en enquêtant ou en prévenant les activités qui vont à l'encontre des politiques ou des règlement de TravelPerk.

Fondement juridique : Intérêt légitime - protection de nos actifs et de nos clients contre les cyberattaques et actions malveillantes similaires.
Catégories de données : Coordonnées, informations professionnelles, données permettant de vous identifier, autres informations

Inscription et présence aux événements

Planification et organisation des événements auxquels vous vous êtes inscrits ou auxquels vous assistez, y compris l'envoi de communications concernant ces événements.

Fondement juridique : Contrat
Catégories de données : Coordonnées, informations professionnelles

Prévention des fraudes

Détection et prévention d'activités potentiellement interdites ou illégales et respect de la législation et des exigences légales. Cela inclut l'émission de factures aux clients et le respect des lois applicables en matière de prévention des fraudes.

Fondement juridique : Intérêt légitime - protection de nos activités et de nos clients contre les actions frauduleuses avec des ressources internes et externes.
Catégories de données : Coordonné

Respect de la législation

Réponse aux demandes valables des autorités et se conformer à la réglementation applicable en matière de prévention du terrorisme et autres exigences légales.

Fondement juridique : Consentement
Catégories de données : Coordonnées, informations professionnelles, données permettant de vous identifier, autres informations

Enregistrement des contrôles d’accès aux bâtiments et des registres des visiteurs

Accorder l’accès aux locaux de TravelPerk, gérer et suivre tous les visiteurs, délivrer des badges d’accès et assurer la sécurité des visiteurs et du personnel de TravelPerk sur nos sites physiques.

Fondement juridique : Intérêt légitime, intérêt public
Catégories de données : Coordonnées, Informations professionnelles, Données permettant de vous identifier, Autres informations

⚖️ Vos choix et vos droits en matière de confidentialité

Vos choix

⛔ Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir de données à caractère personnel

Dans ce cas, certaines fonctionnalités du site web risquent de ne pas être accessibles et vous ne pourrez pas accéder à notre application.

🍪 Vous pouvez désactiver les cookies.

Vous avez la possibilité de bloquer les cookies en configurant les paramètres de votre navigateur ou en utilisant la bannière des cookies sur notre site web. En outre, vous pouvez supprimer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Certains services peuvent ne pas fonctionner correctement si les cookies sont désactivées.

🫴 Vous pouvez nous demander de ne pas utiliser vos données à des fins de marketing.

Sauf si nous disposons de votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment, nous vous informerons si nous prévoyons d'utiliser vos informations à des fins de marketing et si des tiers seront impliqués. Si vous souhaitez ne plus recevoir de messages commerciaux, cliquez sur le lien de désabonnement qui apparaît dans le message.

Vos droits

Si vous êtes un utilisateur de TravelPerk : vous pouvez exercer vos droits à la confidentialité en contactant les administrateurs de compte TravelPerk désignés par votre entreprise, qui peuvent agir au nom du responsable du traitement des données (votre entreprise). Les administrateurs de votre entreprise peuvent gérer la suppression de vos données (reportez-vous aux instructions ici) et mettre à jour vos données personnelles directement depuis la plateforme TravelPerk. S'ils ont besoin d'informations supplémentaires, ils peuvent nous les demander si nécessaire.

Si vous êtes un client potentiel, un testeur, un participant à un événement de TravelPerk ou un visiteur du notre site Web : vous pouvez exercer vos droits en soumettant une demande à l'adresse suivante privacy@travelperk.com.

🔑 Vous avez le droit d'accéder aux informations vous concernant que nous détenons.

Vous avez le droit de demander un complément d'information concernant :

• Les catégories de données que nous traitons
• Les finalités du traitement des données
• Les catégories de tiers auxquels les données peuvent être communiquées
• Le délai de conservation des données (ou les critères utilisés pour déterminer ce délai)
• Vos autres droits relatifs à l'utilisation de vos données

Nous répondrons à votre demande en fournissant les informations demandées dans un délai d'un mois, à moins que la fourniture de ces informations ne porte atteinte aux droits et libertés d'autrui, tels que la confidentialité ou les droits de propriété intellectuelle d'une autre personne. Si nous sommes dans l'impossibilité de vous répondre pour ce motif, vous en serez informés.

✏️ Vous avez le droit de nous demander de rectifier toute donnée à caractère personnel vous concernant.

Si les données que nous détenons à votre sujet sont incorrectes, veuillez les rectifier directement depuis votre compte TravelPerk. Si vous n'êtes pas un utilisateur ou un administrateur de TravelPerk, veuillez soumettre votre demande à l'adresse suivante privacy@travelperk.com.

📇 Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos données pour le profilage ou pour prendre des décisions automatisées concernant votre personne.

Nous ne prenons aucune décision susceptible de vous affecter de manière significative sur la base unique et exclusive d'un traitement automatisé de vos données. Toutes les décisions adoptées par notre société à propos de vos demandes impliquent une intervention humaine.

↪️ Vous avez le droit de transférer vos données dans un autre service.

Nous pouvons vous remettre une copie, sous un format numérique d'usage courant, que vous pourrez communiquer à un autre service. Sachez toutefois que nous ne pouvons pas communiquer les données d'une autre personne sans son consentement.

🗑️ Vous avez le droit à l'oubli.

Vous avez le droit de demander la suppression de toute information personnelle en possession de TravelPerk si l'entreprise n'en a plus besoin. Dans certains cas, cela n'est pas possible (par exemple, si nous avons souscrit un contrat avec vous), auquel cas nous vous en informerons.

Si vous êtes un utilisateur de TravelPerk et souhaitez supprimer votre compte utilisateur: veuillez envoyer votre demande à un administrateur du compte TravelPerk de votre entreprise. Les administrateurs d'entreprise peuvent supprimer des comptes d'utilisateurs de la plateforme TravelPerk en suivant les étapes fournies dans cet article (sous la section "Delete user").

😡 Vous avez le droit de déposer une réclamation concernant l'utilisation que nous faisons de vos données

En cas de doute à ce sujet, veuillez d'abord nous en faire part afin que nous puissions y remédier.Si nous ne sommes pas en mesure de résoudre le problème, vous pouvez présenter une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (AEPD).Pour ce faire, suivez les instructions fournies sur le site Web de l'AEPD (https://www.aepd.es/).

🔒 Dans quelle mesure les données que nous recueillons sont-elles sécurisées ?

Nous disposons d'un programme intégral de sécurité conçu pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel.

• Centre de données (AWS) certifié ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1, SOC 2, SOC 3, PCI DSS Niveau 1 et C5 du BSI.
• Chiffrement des données au repos et en transit, à la fois sur la plateforme et au niveau du point d'accès de TravelPerk.
• Pare-feu au niveau du réseau et des applications.
• Pseudonymisation des données si nécessaire.

Pour en savoir plus, veuillez consulter Trust Center. Et n'oubliez pas :

• Lorsque vous fournissez vos données à caractère personnel, vous le faites à vos risques et périls car, malheureusement, aucune transmission de données n'est sûre à 100 %.
• Vous êtes responsable de la protection de votre identifiant et de votre mot de passe : conservez-les en lieu sûr et ne les communiquez à personne.
• Si vous pensez que votre vie privée a été violée, veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse suivante privacy@travelperk.com.
• Notre site peut inclure des liens vers des sites web et des applications de tiers. Veuillez noter que la présente politique de confidentialité ne s'applique pas aux sites Web ni aux applications de tiers. Nous ne sommes pas responsables des politiques ni des pratiques de confidentialité des sites Web ou applications de tiers. Avant de soumettre des données à caractère personnel à ces sites Web, consultez leurs politiques de confidentialité.

📍 Où vos données sont-elles stockées ?

Les données à caractère personnel que nous collectons sont stockées sur nos serveurs Amazon Web Services, situés en Irlande (EEE). Les données à caractère personnel que nous collectons sont traitées dans nos bureaux de Barcelone, Berlin, Londres, Birmingham, Édimbourg, Chicago, Boston et Miami. Nous travaillons également avec des fournisseurs tiers qui peuvent traiter des données à caractère personnel hors de l'EEE et du Royaume-Uni.

Si vos données sont traitées hors de l'EEE ou du Royaume-Uni, nous adopterons toutes les mesures juridiques nécessaires pour garantir que vos droits à la vie privée continuent d'être protégés de la manière décrite dans la présente politique de confidentialité.À cette fin, nous évaluons le risque de transfert de données et exigeons de nos fournisseurs qu'ils souscrivent aux clauses contractuelles types de la Commission européenne dans leur version la plus récente.Pour en savoir plus, veuillez consulter notre Livre blanc sur les transferts internationaux de données. Pour un complément d'informations sur les mesures de protection en vigueur, veuillez consulter notre Trust Center et notre Site web de Sécurité.

⏳ Quel est le délai de conservation de vos données ?

Vos données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que dure la relation avec TravelPerk. Si, pour quelque raison que ce soit, notre relation mutuelle prend fin, vos données sont bloquées jusqu'à l'expiration des délais légaux de conservation applicables au traitement, si de tels délais existent. Cette mesure est une preuve de respect de nos obligations légales et contractuelles. Une fois ces délais expirés, nous supprimerons ou anonymiserons vos données à caractère personnel.

🙋 Tiers impliqués dans le traitement de vos données

Vos données peuvent être transmises à des sociétés ou organisations tierces pour les raisons suivantes :

• Sous-traitants des données : Vos données peuvent être transmises à des prestataires de services qui contribuent à la qualité de nos services. Ces fournisseurs peuvent être des prestataires d'outils de services à la clientèle, de marketing, d'optimisation opérationnelle, de cybersécurité et de services financiers, ainsi que les filiales de TravelPerk. TravelPerk conclut des accords avec ces fournisseurs pour protéger votre vie privée.
• Experts : Nous pouvons être amenés à partager des informations vous concernant avec des experts, tels que des comptables, auditeurs, assureurs et avocats, afin qu'ils puissent nous apporter leurs prestations.
• Partenaires d'intégration : Si vous manifestez de l'intérêt pour les produits ou services de l'un de nos partenaires d'intégration, il est possible que nous communiquions vos coordonnées au partenaire en question afin qu'il puisse vous contacter en tant que représentant de votre entreprise. La communication des données est nécessaire pour répondre à votre demande.
• Autorités publiques :Nous pouvons partager vos données avec le gouvernement et les administrations et tribunaux chargés de l'application de la loi, si nous y sommes contraints par la loi ou pour déposer ou défendre des réclamations légales afin de protéger nos droits ou les droits d'autres personnes, y compris les vôtres.

Si, à l'avenir, nous devons partager vos données avec d'autres catégories de tiers, nous vous en informerons.

🍪 Cookies

Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience TravelPerk. Ces cookies peuvent être soit des « cookies de session », qui sont automatiquement supprimés dès que vous quittez notre site web ou notre application, soit des « cookies persistants », qui restent stockés sur votre ordinateur et permettent de vous reconnaître et de fournir un service personnalisé lors d'une visite ultérieure sur notre site.

Veuillez consulter notre Politique relative aux cookies pour un complément d'information.

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